Cómo dominar la gestión de solicitudes de funciones: una guía completa [plantilla gratuita incluida]
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A medida que las empresas crecen, las solicitudes de funciones se convierten en una de las formas más importantes de comunicación con sus clientes.
Tienen el poder de dar forma a la evolución de su producto a lo largo del tiempo, algo que puede afectar al posicionamiento, al ajuste del producto al mercado y a la dirección de la empresa.
Sin embargo, sin los procesos, los sistemas y las mejores prácticas adecuados, todo puede convertirse en un caos.
Las empresas comienzan rápidamente a recibir muchas más solicitudes de funciones de las que pueden gestionar.
Algunas ideas nunca se capturan.
Otros son ignorados.
Algunas funciones se crean, pero no se anuncian, por lo que los clientes ni siquiera saben que las han escuchado.
Esta guía le enseñará todo lo que necesita saber sobre las solicitudes de funciones (cómo procesarlas, gestionarlas, responderlas y priorizarlas) para que no se enfrente a estos desafíos a medida que su empresa crezca.
Incluso hemos creado una plantilla de solicitud de funciones gratuita para ti, ¡solo asegúrate de leerla hasta el final para obtenerla!
Comencemos por ver qué tipos de solicitudes de funciones podrías recibir.
¿Cuáles son los diferentes tipos de solicitudes de funciones?
La mejor manera de clasificar las solicitudes de funciones es considerar cómo cambian la funcionalidad del producto. Una solicitud de función corrige una funcionalidad existente, mejora la funcionalidad existente o introduce una funcionalidad completamente nueva.
- Informes de errores
Las correcciones de errores suelen ser el tipo de solicitud de funciones más importante, ya que pueden impedir que un cliente utilice el producto según lo prometido. Si no se corrigen, las correcciones de errores son las que tienen más probabilidades de causar frustración y pérdida de clientes a los usuarios (en el caso de las empresas que utilizan un modelo SaaS).
- Solicitudes de nuevas funciones
La introducción de nuevas funciones suele ser el tipo de solicitud de funciones más común, pero el que más tiempo consume para los equipos de productos y desarrollo. La innovación constante es esencial para el crecimiento a largo plazo de su producto. Cuando se ejecuta de acuerdo con las necesidades de los usuarios, puede tener un impacto positivo en la retención.
- Funcionalidad mejorada
Los usuarios pueden sugerir mejoras en los productos con el objetivo de sacar más provecho de las funciones existentes. Por ejemplo, añadir una nueva opción de filtro, actualizar la UI/UX, mejorar el flujo de trabajo del usuario o algo similar.
¿Qué hace que una solicitud de función sea buena?
Errores comunes
Sugerencias de funciones duplicadas
Los duplicados son la muerte (por mil cortes) de la gestión de productos en lo que respecta a las solicitudes de funciones y la priorización de los productos. Si quieres tener en cuenta las solicitudes de tus clientes como base para tu hoja de ruta, debes asegurarte de que las demandas sean únicas y no se tengan en cuenta varias veces.
Aceptamos todas las solicitudes sin filtro
No identificarse quién preguntó qué y por qué es el error más común que cometen los gerentes de producto que acaban de empezar a recopilar propuestas de funciones.
Para aprovechar los comentarios y las solicitudes de funciones, no olvides registrar quién solicita esta función y por qué.
No analizo las sugerencias de funciones con ojo crítico
Siempre debes tener en cuenta la estrategia y la visión de tu producto.
Profundiza para entender por qué tu cliente quiere algo o cree que necesita algo.
No te limites a tomar una pregunta y grabarla. Siempre debes tener en cuenta el «por qué» de una solicitud. Asegúrese de dar un paso más y haga las preguntas correctas durante las entrevistas con los clientes.
No seguir un proceso sostenible
Es tentador hacer demasiado con poco, así que no intentes solucionar problemas que no tengas.
No construyas un proceso muy complejo y detallado si tienes dudas de que sea realista preservarlo a largo plazo.
Usa la simplicidad para impulsar la adopción, especialmente en la primera iteración, antes de añadirle algunos detalles.
Mejores prácticas
Conjunto de datos estructurados y comparables.
Necesitas una plantilla de solicitud de funciones porque necesitas que los datos que obtienes de tus usuarios sean comparables.
Y la mejor manera de estructurarlo es usar una herramienta que te ayude a enmarcar la forma en que deseas registrar la propuesta para analizarla y actuar en consecuencia, incluso si es solo una hoja de cálculo.
Asegúrate de que tu plantilla de solicitud de funciones sea fácil de replicar y completar.
Esta es la mejor manera de asegurarte de que todos los involucrados sigan el proceso y la plantilla que quieres usar.
Usa categorías y etiquetas
Necesita saber si las sugerencias de funciones que recibe están relacionadas con la experiencia de usuario, la calidad, la innovación, etc.
Le ayudará a asegurarse de que lo que decida priorizar se ajuste a su estrategia y de que su enfoque se centre en el lugar correcto.
También empezarás a darte cuenta de las tendencias. ¿De repente recibes docenas de comentarios relacionados con la experiencia de usuario después de tu última actualización?
¡Tal vez sea una señal de que algo no salió según lo planeado!
Identifique el impacto
¿Cómo y cuánto afectará a todo?
¿El cliente, otros clientes?
¿Afectará a la empresa desde un punto de vista operativo?
¿Generará ingresos u otros beneficios? Y si es así, ¿qué beneficios tiene?
Debe preguntar y tener una idea de la respuesta para cada función que esté considerando crear.
Sea cual sea el proceso, la herramienta o la plantilla que desee utilizar, asegúrese de que se comparta ampliamente.
Y úsalo para reunir a tu equipo y evaluar el impacto que tendrá.
Cómo recopilar una solicitud de función: software de gestión de solicitudes de funciones
Antes de aprender a crear una plantilla de solicitud de funciones, vamos a inspirarte sobre cómo y dónde puedes recopilar solicitudes de funciones:
En la aplicación
La recopilación de comentarios en la aplicación permite a los usuarios compartir al instante sus opiniones cuando están «en el momento», lo que a menudo conduce a solicitudes de funciones bien pensadas. Otra ventaja clave es que los widgets integrados en la aplicación reducen la fricción que tienen los usuarios a la hora de dejar comentarios, por lo que es probable que recibas más comentarios. Puedes desarrollar tu propio widget o sección dentro de tu producto o, más fácilmente, integrar un software de gestión de comentarios como ProdCamp.
Ejemplo anterior: ProdCamp: mediante un widget de comentarios integrado en la aplicación
Internamente
Los clientes pueden mencionar las solicitudes de funciones a los equipos de atención al cliente, como el equipo de atención al cliente o el equipo de soporte de ventas, en lugar de enviar ideas ellos mismos a través de otros canales de comentarios. Por lo tanto, debes asegurarte de contar con un sistema para que los miembros del equipo capten las solicitudes de funciones directamente de los clientes.
Ejemplo anterior: ProdCamp: a través de nuestra integración de intercomunicación
Hoja de ruta del producto (con página de votaciones a favor de funciones)
Con una hoja de ruta pública, puedes compartir el progreso de las nuevas funciones en desarrollo y permitir que los usuarios envíen solicitudes de funciones para que otros voten. Una de las ventajas de aceptar solicitudes de funciones a través de este canal es que los usuarios interesados pueden dejar comentarios sobre funciones específicas que les gustaría ver o sobre los requisitos que tienen.
Ejemplo anterior: Wizishop — a través de su hoja de ruta del producto uso de ProdCamp
Widget de comentarios
Inserte el widget de comentarios en su aplicación SaaS y envíe todos los comentarios de los clientes a su bandeja de entrada de comentarios.
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Ejemplo anterior: ProdCamp Widget de comentarios
Cómo crear una plantilla de solicitud de funciones
Hay muchas formas de crear una plantilla de solicitud de funciones, pero normalmente deberías intentar recopilar la siguiente información:
- NOMBRE DE SOLICITUD DE FUNCIÓN
- DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CASO DE USO
- CATEGORÍAS (INTEGRACIONES, TRADUCCIÓN, ETC.)
- SOLICITADO POR
- PRIORIDAD (ALTA, BAJA, MEDIA): definida por el solicitante
- ADJUNTOS (esto puede ayudar a comprender mejor las nuevas funciones propuestas)
- CREADO POR
- ESFUERZO
- ESTADO DE LA SOLICITUD
Si utilizas una herramienta de gestión de comentarios como ProdCamp o tienes una hoja de ruta pública, será más fácil de implementar. Pero aunque no lo hagas, puedes usar un formulario de Google o un documento de Google para crear una plantilla básica de solicitud de funciones, como verás a continuación.
¡Obtén nuestra plantilla gratuita de solicitud de funciones!
Con los campos anteriores, hemos creado un plantilla gratuita de solicitud de funciones de Google Doc.
Para guardarlo tú mismo, haz clic en el enlace de arriba, luego ve a Archivo > haz una copia y guárdalo en Google Drive.
Para ponerse manos a la obra, le recomendamos que utilice ProdCamp u otras herramientas de gestión de productos para archivar las solicitudes de funciones a fin de que sean más prácticas en comparación con los documentos y las hojas de cálculo.
Cómo priorizar las solicitudes de funciones de los productos
Marcos de priorización
Hay literalmente más de media docena de formas de sopesar y priorizar las solicitudes de los clientes:
Si quieres obtener más información, consulta nuestro artículo que describe cómo priorizar las características del producto y planifica con antelación.
Cómo decir «no»
Cuando tomes tus decisiones finales sobre el producto, a menudo tendrás que rechazar algunas de las solicitudes de nuevas funciones que has recibido.
Aquí hay 6 principios que debe seguir al decir «no» a su base de usuarios:
- Haga que el cliente se sienta escuchado: responda siempre y haga un seguimiento con él
- Explica tu proceso de solicitud y priorización de funciones
- Entiende el «¿por qué?» detrás de su solicitud
- Sé honesto
- Di que no ahora
- Ofrecer soluciones alternativas y posibles soluciones (tal vez con funciones o funciones existentes)
Al seguir estos principios, la experiencia del usuario se vuelve mucho más positiva porque sus expectativas se gestionan activamente.
Cómo responder a una solicitud de función
Siga el volante de crecimiento de productos de ProdCamp
A veces, los miembros del equipo pueden olvidar que el proceso de retroalimentación y el proceso de desarrollo de productos son cíclicos.
Por eso creamos el Product Growth Flywheel.
Recuerda a todos que no hay forma de recopilar comentarios sin mantener a las personas informadas y que no se deben tomar medidas que no estén respaldadas por datos.
Mantenga un ciclo de retroalimentación activo
Mantener el compromiso del cliente significa mantener un ciclo activo de comentarios sobre los productos. No hace falta decir que esto no siempre es fácil si tienes muchos usuarios y varios productos.
Estos son los principios clave que puede seguir para asegurarse de hacerlo bien:
- Reconocer: Notifica cuando recibas y grabes los comentarios de los usuarios
- Involucrar: Haga preguntas para comprender los puntos débiles subyacentes y los casos de uso de sus usuarios, pero nunca prometa demasiado.
- Actuar: ¡Actúa según lo que oyes! No tiene por qué significar añadir la mejora del producto a su hoja de ruta de productos. Puedes ofrecer una solución alternativa o dirigir a los usuarios a tu base de conocimientos.
- Informar: Mantén a tu equipo y a tus clientes informados sobre lo que está sucediendo para garantizar una gestión fluida de las solicitudes de funciones.
Explore más para saber cómo puedes crear un verdadero ciclo de retroalimentación.
Sistematizar todo el proceso
Intentar utilizar una combinación de hojas de cálculo, documentos y tableros de Trello para gestionar el proceso de solicitud de funciones a gran escala es probable que se convierta en un caos.
Necesitas una gestión de comentarios sistema eso puede:
- Almacene de forma centralizada todas sus solicitudes de funciones
- Permita la votación de funciones para poder evaluar la demanda de los usuarios
- Capture las solicitudes de funciones de varios canales
- Mantén a los usuarios informados automáticamente sobre sus solicitudes de funciones
- Priorice las solicitudes en función del valor, la demanda y el esfuerzo del cliente
ProdCamp puede hacer todo esto y mucho más.
FAQ
¿Qué es una solicitud de función?
Una solicitud de función es una sugerencia que hacen los clientes, las partes interesadas o los miembros del equipo para una nueva funcionalidad o mejora de un producto o software.
¿Cómo se escribe una solicitud de función?
Una solicitud de función debe ser concisa, clara y proporcionar contexto. Debe describir el problema que resuelve, sus ventajas y posibles casos de uso, y puede incluir maquetas o diagramas.
¿Qué es una solicitud de funciones en Agile?
En Agile, una solicitud de función es una adición o un cambio en la cartera de productos. Por lo general, se expresa como una historia de usuario, en la que se especifica el tipo de usuario, lo que quiere y por qué lo quiere.
¿Qué son los tipos de solicitudes?
Los tipos de solicitudes se refieren a la clasificación de diferentes tipos de solicitudes en la gestión de productos o el servicio de atención al cliente, como las solicitudes de funciones, los informes de errores, las consultas de soporte, etc.
¿Cómo gestionan las empresas las solicitudes de funciones?
Las empresas gestionan las solicitudes de funciones documentándolas y priorizándolas en función de diversos factores, como el valor empresarial y las necesidades de los clientes, y luego incorporándolas a la hoja de ruta de sus productos.
¿Cuál es la diferencia entre un requisito y una solicitud de función?
Un requisito es una característica imprescindible para que un producto funcione o satisfaga una necesidad empresarial. La solicitud de una función, por otro lado, es una adición útil que podría mejorar el producto, pero no es fundamental para la funcionalidad básica.
¿Qué es una solicitud de función en Jira?
En Jira, una solicitud de función es un tipo de problema, similar a una historia de usuario o una tarea. Se usa para realizar un seguimiento de las nuevas funciones o mejoras sugeridas para el producto.
